1
Atur cara majlis
- (tips: majlis yang diadakan pada sebelah malam-dimulakan selepas 8.00 malam dan tamat selewat-lewatnya pada pukul 11.00 malam. Pada hari Jumaat pula majlis hendaklah tamat sebelum jam 12.15 tengahari dan sekiranya bermula pada sebelah petang Jumaat, hendaklah dimulakan selepas jam 2.45 petang.
- kenal pasti acaranya dahulu mengikut urutan
- tetapkan masa akhirnya dan daripada waktu akhir bawa ke waktu permulaan
- tentukan masa akhirnya dan daripada waktu akhir bawa ke waktu permulaan
- tentukan jangka masa bagi setiap acara
2
Kenal pasti siapa yang akan menandatangani perjanjian & pengesahan tarikh:
- USIM- NC
- Organisasi-
- Saksi USIM-Pendaftar
- Saksi Organisasi
3
Kenal pasti lokasi yang sesuai
Surat jemputan
- Maklumat perlu ada : Atur cara majlis, tempat, masa, maklumat kehadiran
Senarai jemputan
- 4 bentuk senarai:
- Ringkasan senarai (termasuk J/K kerja)
- Senarai nama jemputan mengikut keutamaan
- Senarai jawapan kehadiran
- Senarai kehadiran
4
Tagging kerusi VVIP/VIP
Keperluan yang perlu ada:
- Backdrop – logo kedua-dua organisasi, nama event, tarikh
- Buku aturcara
- Dokumen dimasukkan dalam folder – 4 set
- Pen – 4 batang
- Penggelek – 2 unit
Susunan tempat duduk ikut kekanan
- 2 sebelah kanan (tuan rumah)
5
Penyambut tetamu-
- di dalam bilik majlis berlangsung- usher jemputan luar ke kerusi yang telah dikhaskan/tag.
- pintu masuk canselori- usher jemputan luar ke bilik majlis berlangsung
Juru acara majlis (MC)
Pembaca doa
2 orang pengiring perlu ada di kiri dan kanan semasa perjanjian ditandatangani. Fungsi :-
- Pastikan dokumen yangbetul diletakkan dalam folder dan ditanda di tempat yang akan ditandatangani.
- Memastikan pen yang tersedia berfungsi dengan baik
- Memastikan proses pertukaran semasa proses menandatangan memorandum
- Menggelek tandatangan
- Proses pertukaran dokumen
6
- Juru gambar + borang tempahan jurukamera
- Jamuan
- Cenderahati + 4 orang pengiring (2 di kiri, 2 di kanan)
- Goodies bag untuk jemputan luar
- Salutasi
- Teks ucapan (talking point)
- Keperluan Holding Room
- Makluman kepada Bahagian Keselamatan
- Hebahan INFOPRO