Tatacara Penyediaan Majlis MOU/MOA

/Tatacara Penyediaan Majlis MOU/MOA
Tatacara Penyediaan Majlis MOU/MOA 2020-01-14T15:59:44+00:00

1

Atur cara majlis

  • (tips: majlis yang diadakan pada sebelah malam-dimulakan selepas 8.00 malam dan tamat selewat-lewatnya pada pukul 11.00 malam. Pada hari Jumaat pula majlis hendaklah tamat sebelum jam 12.15 tengahari dan sekiranya bermula pada sebelah petang Jumaat, hendaklah dimulakan selepas jam 2.45 petang.
  • kenal pasti acaranya dahulu mengikut urutan
  • tetapkan masa akhirnya dan daripada waktu akhir bawa ke waktu permulaan
  • tentukan masa akhirnya  dan daripada waktu akhir bawa ke waktu permulaan
  • tentukan jangka masa bagi setiap acara

2

Kenal pasti siapa yang akan menandatangani perjanjian & pengesahan tarikh:

  • USIM- NC
  • Organisasi-
  • Saksi USIM-Pendaftar
  • Saksi Organisasi

3

Kenal pasti lokasi yang sesuai

Surat jemputan

  • Maklumat perlu ada : Atur cara majlis, tempat, masa, maklumat kehadiran

Senarai jemputan

  • 4 bentuk senarai:
    1. Ringkasan senarai (termasuk J/K kerja)
    2. Senarai nama jemputan mengikut keutamaan
    3. Senarai jawapan kehadiran
    4. Senarai kehadiran

4

Tagging kerusi VVIP/VIP

Keperluan yang perlu ada:

  • Backdrop – logo kedua-dua organisasi, nama event, tarikh
  • Buku aturcara
  • Dokumen dimasukkan dalam folder – 4 set
  • Pen – 4 batang
  • Penggelek – 2 unit

Susunan tempat duduk ikut kekanan

  • 2 sebelah kanan (tuan rumah)

5

Penyambut tetamu-

  1. di dalam bilik majlis berlangsung- usher jemputan  luar ke kerusi yang telah dikhaskan/tag.
  2. pintu masuk canselori- usher jemputan luar ke bilik majlis berlangsung

Juru acara majlis (MC)

Pembaca doa

2 orang pengiring perlu ada di kiri dan kanan semasa perjanjian ditandatangani. Fungsi :-

  • Pastikan dokumen yangbetul diletakkan dalam folder dan ditanda di tempat yang akan ditandatangani.
  • Memastikan pen yang tersedia berfungsi dengan baik
  • Memastikan proses pertukaran semasa proses menandatangan memorandum
  • Menggelek tandatangan
  • Proses pertukaran dokumen

6

  • Juru gambar + borang tempahan jurukamera
  • Jamuan
  • Cenderahati + 4 orang pengiring (2 di kiri, 2 di kanan)
  • Goodies bag untuk jemputan luar
  • Salutasi
  • Teks ucapan (talking point)
  • Keperluan Holding Room
  • Makluman kepada Bahagian Keselamatan
  • Hebahan INFOPRO