Pengurusan MoA & MoU

MoU

Memorandum Persefahaman merujuk kepada suatu penyataan persefahaman dan hasrat pihak-pihak untuk bekerjasama antara satu sama lain dalam bidang-bidang tertentu tanpa mewujudkan suatu hubungan perundangan sesama mereka. Pihak-pihak tidak terikat kepada apa-apa obligasi, tanggungan atau liabiliti secara perundangan.

MoA

Memorandum Perjanjian merujuk kepada keadaan di mana pihak-pihak bersetuju untuk mewujudkan suatu perhubungan perundangan sesama mereka dan berdasarkan kepada  balasan satu atau beberapa janji yang dibuat oleh pihak yang satu lagi. Pihak-pihak  adalah terikat kepada tanggungjawab-tanggungjawab, obligasi-obligasi dan liabiliti-liabiliti yang telah dipersetujui secara bersama. MoA bertujuan untuk melaksanakan  kerjasama-kerjasama yang telah dinyatakan melalui MoU dan pihak-pihak bersetuju untuk mematuhi semua peruntukan yang dinyatakan dalam MoA dan juga  bersetuju untuk mengikat diri masing-masing dari segi undang-undang.

STATUT/PEKELILING/PIHAK BERKUASA BERHUBUNG PEMETERAIAN MoU DAN MoA UNIVERSITI

  1. Akta Universiti dan Kolej Universiti (1971) (Akta 30)
  2. Perlembagaan Universiti Sains Islam Malaysia
  3. Pekeliling Pentadbiran Bil. 5 Kementerian Pengajian Tinggi
  4. Lembaga Pengurusan Universiti (LPU)
  5. Mesyuarat  Pengurusan  Universiti (MPU)

KELULUSAN PENTADBIRAN

Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen yang berhasrat untuk mengadakan MoA dan MoU sama ada dengan pihak yang berada di dalam negara ataupun dari luar negara perlu mengemukakan permohonan dengan kertas kerja lengkap kepada Dekan Penyelidikan dan Inovasi untuk dibentangkan kepada MPU bagi tujuan kelulusan dan juga makluman kepada LPU.

PERWAKILAN PIHAK UNIVERSITI

Memorandum yang hendak ditandatangani dengan mana-mana pihak yang dibenarkan perlulah di atas nama Universiti dan bukannya atas nama Fakulti/Jabatan/ Bahagian/Unit/Syeksyen ataupun nama individu.

PENANDATANGANI

Penandatangani bagi pihak Universiti adalah Naib Canselor dan Saksi adalah Pendaftar atau pihak yang diberikan kuasa untuk mewakili mereka.

PENYELARASAN TINDAKAN

Pihak Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen yang berhasrat melaksanakan MoA atau MoU perlu merujuk kepada skop tanggungjawab Jabatan Peneraju seperti di bawah berikut mengikut kelulusan dan ketetapan MPU:

  1. Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI)
  2. Bahagian Undang-undang, Jabatan Pendaftar
  3. Unit Komunikasi Korporat

Walaubagaimanapun, bagi MoU atau MoA yang bersifat kerjasama akademik, pihak Fakulti/ Jabatan perlu menyelaras segala urusan berkaitan penyediaan MoU atau MoA yang hendak ditandatangani dengan pemantauan oleh TNCAA serta penglibatan Bahagian Undang-undang, Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI) bagi urusan penyediaan dokumentasi dan juga Unit Komunikasi Korporat serta peneraju MoU/MoA bagi urusan pengendalian majlis.

         1. Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI)

Pusat Inovasi, Jaringan Industri dan Masyarakat bertanggungjawab menyelaraskan semua MoA dan MoU yang hendak dilaksanakan oleh Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen yang bersangkutan dengan aspek pengkomersilan/inovasi/penjanaan kewangan sama ada dari bentuk  produk, perkhidmatan ataupun program.

         2. Bahagian Undang-Undang

Bahagian Undang-undang bertanggungjawab terhadap semua MoA dan MoU yang hanya berbentuk pentadbiran yang tidak menyentuh aspek pengkomersilan/inovasi/penjanaan kewangan sama ada dari bentuk  produk, perkhidmatan ataupun program.

         3. Unit Komunikasi Korporat

Unit Komunikasi Korporat perlu dimaklumkan mengenai sebarang majlis pemeteraian untuk dimasukkan dalam kalender aktiviti bagi mengelakkan sebarang pertindihan majlis. Unit Komunikasi Korporat juga bertanggungjawab dalam menasihati urusan berkaitan protokol dan perjalanan majlis memeterai MoA dan MoU yang diusahakan oleh Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen.

PENYEDIAAN  MEMORANDUM

  1. Menjadi tangungjawab Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen untuk menyediakan deraf memorandum (MoU atau MoA) yang telah dibincangkan dengan Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI) atau Bahagian Undang-undang dan diperakukan oleh Penasihat Undang-undang bagi mendapatkan kelulusan Universiti berkaitan dengan komitmen yang dinyatakan didalam isi memorandum.
  2. Deraf memorandum yang perlu diperakukan oleh Penasihat Undang-undang perlu diserahkan 2 bulan lebih awal sebelum tarikh hari pemeteraian dilakukan.
  3. Menjadi tangungjawab Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen untuk menyediakan 4 salinan bersih (fair copy) memorandum (MoU atau MoA) setelah selesainya peringkat-peringkat yang disebut dalam perenggan (a) dan (b) di atas.
  4. Bahasa yang digunakan untuk draf memorandum tersebut adalah  mengikut persetujuan pihak-pihak yang memeterai memorandum tersebut.
  5. Deraf MoU perlu mengikut format yang ditetapkan oleh Kementerian Pengajian Tinggi seperti yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara.

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

  1. Menjadi tanggungjawab Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI) untuk menyediakan kertas kerja bagi mendapatkan kelulusan daripada Mesyuarat Pengurusan Universiti (MPU) dan Lembaga Pengarah Universiti (LPU).
  2. Pihak peneraju hendaklah melampirkan latar belakang / profil pihak yang ingin dimaterai beserta ulasan faedah kepada USIM untuk dimasukkan ke dalam kertas kerja permohonan MoA/MoU bagi tujuan rujukan serta kelulusan pihak Mesyuarat Pengurusan Universiti (MPU) dan Lembaga Pengarah Universiti (LPU).

MAJLIS PEMETERAIAN

Pihak peneraju bertanggungjawab sepenuhnya dalam keurusetiaan pengendalian majlis pemeteraian termasuk atur cara dan perjalanan majlis, menguruskan  jemputan, jamuan majlis serta urusan berkaitan. Jemputan media pula akan diuruskan oleh Unit Komunikasi Korporat. Sebarang pelantikan jawatankuasa bagi mengendalikan majlis pemeteraian adalah tanggungjawab pihak peneraju.

KOS MAJLIS PEMETERAIAN

Kos bagi mengadakan majlis pemeteraian MoU atau MoA adalah di bawah tanggungjawab pihak Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI)

KOS DUTI SETEM MoU ATAU MoA

Kos untuk duti setem bagi semua MoU atau MoA yang telah ditandatangan adalah dibawah tanggungjawab PIJIM. Setiap Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen perlu menyerahkan keempat-empat salinan asal memorandum yang telah ditandatangani ke PLMJI sebaik sahaja memorandum tersebut telah selesai ditandatangani oleh kedua-dua belah pihak.

MAJLIS PEMETERAIAN DI LUAR NEGARA

Penglibatan delegasi menandatangi memorandum di luar negara tertakluk dengan  kebenaran dan perakuan oleh  MPU.

PENYIMPANAN SALINAN ASAL MoU DAN MoA

Pusat Libatsama Masyarakat & Jaringan Industri (PLMJI) perlu menyerahkan salinan asal memorandum yang telah ditandatangani dan dimatikan setem ke Pejabat Pendaftar untuk disimpan oleh Bahagian Governan dan Pentadbiran Am (BGPA) dalam tempoh 2 minggu setelah hari pemeteraian berlaku. BGPA bertanggungjawab untuk mengemukakan salinan memorandum tersebut kepada Kementerian Pengajian Tinggi.